7 astuces pour être plus productif dans votre business

Introduction

Par définition, être productif c’est être en lien avec les notions de rendement, d’efficacité et d’efficience. Pour un entrepreneur, l’efficience peut être vue comme la quantité de travail par unité de temps. Autrement dit, on est plus productif et efficient si on arrive à accomplir davantage de travail en un temps plus réduit.

Par conséquent, il est primordial d’être productif au quotidien pour atteindre plus rapidement ses objectifs, gagner de l’argent et le réinvestir au plus vite pour croître plus vite. 

J’avais déjà évoqué mon précédent article, les trois éléments indispensable pour être zen et productif au quotidien. Aujourd’hui je vais vous partager 7 astuces supplémentaires pour optimiser vos journée d’entrepreneur.

1 – La matrice d’Eisenhower

Dans un contexte d’entreprise, on est souvent sollicité de diverses manières : réunions, rendez-vous, rapports à rendre… Ce sont des priorités à courte échéance pour lesquelles on peut gaspiller du temps et de l’énergie inutilement. Pour conserver vos objectifs en tête, la matrice suivante a été créée par le Général Eisenhower pour mieux gérer vos tâches.

La matrice d’Eisenhower s’organise en quatres quadrants : 

La matrice d'Eisenhower est un outil simple pour être plus productif
Matrice d’Eisenhower
  1. Urgent et important : les tâches à faire immédiatement
  2. Important mais non urgent : les tâches à planifier 
  3. Urgent et non important : Déléguer à quelqu’un d’autre (dans la mesure du possible)
  4. Non Urgent et non important : à éliminer

Il s’agit d’un outil simple d’utilisation pour mieux organiser ses priorité et identifier les tâches que l’on peut déléguer. On est plus productif si l’on s’attarde sur les tâches qui ont vraiment de l’importance.

Exemples de tâches urgentes et importantes

  • Voiture qui tombe en panne
  • Répondre à des emails limités dans le temps
  • Un rapport à rendre avant une échéance donnée
  • Faire les courses car on a plus rien à manger

Exemples de tâches importantes mais non urgentes

  • Faire du sport pour se sentir en bonne santé
  • Méditer pour retrouver un équilibre psychique
  • Lire des livres à haute valeur ajoutée
  • Passer du temps en famille
  • Développer de nouvelles compétences

Exemples de tâches urgentes et non importantes

  • Répondre instantanément à des SMS ou des notifications de réseaux sociaux
  • Répondre aux sollicitations du monde extérieur qui projette ses urgences sur vous
  • Faire les soldes ou acheter des produits en promotions

Exemples de tâches non urgentes et non importantes

  • Regarder la télévision (à bannir)
  • Passer trop de temps sur les réseaux sociaux 
  • Jouer trop longtemps aux jeux vidéos (2h par semaine maximum)
  • Participer à des débats stériles sur des sujets politiques ou d’actualités

2 – Surmonter la procrastination en se récompensant dans le présent

Katy Milkman chercheuse et professeur d’économie à l’Université de Pennsylvanie a mis au point une stratégie de maîtrise de soi appelée “Temptation bundling” ou “Regroupement des tentations” en français. 

L’idée est de lier un désir à une tâche à faire. Le seul moyen de réaliser ce désir est de faire la tâche en question. Dans le cadre de l’étude de Milkman, cela consistait à aller à la salle de sport (tâche) pour ensuite lire un chapitre supplémentaire d’un roman (désir).

Cette stratégie suggère de combiner un comportement bon pour soi à long terme avec un comportement bon à court terme.

Cela se schématise de la façon suivante :

Ne faites [TÂCHE QUE VOUS AIMEZ] qu’en faisant  [TÂCHE FACE À LAQUELLE ON PROCRASTINE].

Créez une liste à deux colonnes : 

•Dans la première colonne, notez les plaisirs que vous aimez et les tentations auxquelles vous voulez subir.

•Dans la deuxième colonne, inscrivez les tâches et les comportements que vous devriez faire, mais qui sont souvent remis à plus tard.

Plus productif avec le regroupement de tentations
Source : James Clear

Si l’on résume l’image ci-dessus, nous avons trois options :

  1. Option 1 : Grosse pénibilité à court terme mais bénéfice sur le long terme
  2. Option 2 : Facilité et procrastination à court terme mais conséquences négatives à long terme
  3. Option 3  : Le regroupement de tentations : on cumule les bénéfices à court termes et à long terme

On faisant du regroupement de tentations, on avance vers ses objectifs tout en gardant un plaisir pour soi. Cette manière de procéder amène à réduire, voire éliminer la procrastination et augmenter la productivité.

3 – Utiliser une application de productivité

La technologie doit être à notre service. Or, notre société actuelle tend à prouver que c’est l’inverse qui se produit. On est de plus en plus soumis à notre smartphone et aux notifications qui pullulent. Cependant, il existe des applications qui permettent de reprendre du contrôle sur notre temps et ne pas se laisser distraire bêtement.

L’une des ces applications de productivité s’appelle “Forest”. Forest a adopté le procédé de “gamification” et veut combattre cette addiction au smartphone. Le principe est simple : à chaque fois que vous décidez de faire une tâche, vous lancer un timer d’une durée prédéfinie (de 5 minutes jusqu’à 120 minutes) et vous plantez un arbre virtuel. 

Si vous quittez l’application, votre arbre virtuel meurt. A chaque fois que vous atteignez la fin du temps imparti, un arbre pousse. Vous gagnez ainsi des pièces virtuelles, vous permettant de débloquer d’autres types d’arbres.

A la fin de la journée, de la semaine ou du mois, vous voyez ce que vous avez accompli en terme de productivité, en construisant votre propre forêt.

4 – Travailler en mode Deep Work ou pomodoro

Le deep work ou “travail profond” en français signifie travailler avec un haut niveau de concentration. Cela mérite d’en faire un article complet à ce sujet, mais, le principe est le suivant :

Faire des sessions de travail courte (40 minutes à 60 minutes maximum) et ne faire que ça, en mettant de côté toute distraction.

La technique du pomodoro s’appuie sur le même principe et se décrit en 5 étapes :

  1. Prendre une tâche
  2. Mettre un minuteur de 25 minutes
  3. Travailler sur la tâche jusqu’à temps que le minuteur sonne
  4. Prendre une pause de 5 minutes.
  5. Reprendre la tâche avec 25 minutes de timer.

Tous les quatres pomodori, prendre une pause de 30 minutes. 

Le deep work et le pomodoro ont pour but de supprimer les interruptions de travail dues à soi-même ou aux autres.

5 –  Pensez à la loi de Pareto

“Le principe de Pareto, aussi appelé loi de Pareto, principe des 80-20 ou encore loi des 80-20, est un phénomène empirique constaté dans certains domaines : environ 80 % des effets sont le produit de 20 % des causes. Il a été appliqué à des domaines comme le contrôle qualité. On considère souvent que les phénomènes pour lesquels ce principe est vérifié suivent une forme particulière de distribution de Pareto.” – Wikipédia

Dans vos choix d’actions d’entrepreneur, il est primordial d’identifier les tâches les plus importantes qui vont vous amener le plus de résultats. On peut donc dire que 20% des actions réalisées rapportent 80% de bénéfices.

Bien entendu, le ratio 80/20 est indicatif, cela peut être plus comme 90/10 ou beaucoup moins comme 70/30.

Quand on réfléchit à son entreprise, on peut voir plusieurs situations pour lesquelles le principe de Pareto s’applique :

  • 20% des clients produisent 80% du chiffre d’affaire
  • 20% de sa journée représente 80% de sa productivité 
  • 20% des clients concentrent 80% des problèmes

En identifiant correctement ces situations, vous parviendrez à être plus productif en moins de temps que si vous étiez sur toutes les actions à la fois.

6 – Less is more

L’un des mythes les plus courants qui peut exister dans le monde du travail est celui du mythe du travail “hardcore”, où l’on bosse jour et nuit, où l’on ne dort jamais. Ceci est sans aucun doute l’un des mythes les plus absurdes qui soit. Cultivé par les élites des grandes écoles et par le principe mathématique que Travailler plus = Produire (intellectuellement) plus.

Or, l’être humain n’est pas fait pour tenir biologiquement des heures de travail soutenues pendant 14h par jour. Vous devez contrôler votre temps de manière optimale.

Au delà de 55h par semaine de travail, la productivité s’effondre. Par conséquent, il n’y a pas besoin de culpabiliser parce que l’on a pas fait 12 heures de travail dans sa journée. SI on applique le principe de Pareto à sa journée de travail, on peut estimer que sur une journée de 24 heures, notre productivité réelle n’excède pas 5 heures de travail. 

Si l’on fait 5 heures de travail à haut niveau de concentration (Deepwork) on peut affirmer sans hésiter que l’on beaucoup plus productif que si on passait 10 heures tout en étant sollicité par les stimuli extérieurs.

7 – Allouer un temps pour chaque tâche

Cette dernière astuce s’appuie sur le Principe de Parkinson : si vous voulez donner 1 heure pour faire une tâche alors cette tâche prendra 1 heure pour être réalisée. Quand on donne une date butoir pour une tâche, le cerveau se donne les moyens de réaliser cette tâche durant le temps imparti.

On constate ainsi une augmentation de la productivité. Il faut donc soigneusement découper les tâches à réaliser pour qu’elles n’excèdent pas une durée d’exécution trop longue. Il serait judicieux de ne pas prendre plus d’une heure par tâche, ce qui correspond à une session de deepwork.

Conclusion

Les astuces présentées ici ont l’avantage d’être simple à mettre en place, et surtout, elles sont complémentaires

Le principe de Pareto se conjugue très bien avec la matrice d’Eisenhower pour établir les tâches utiles et importantes à réaliser. En découpant les tâches, on peut organiser des sessions de deepwork efficientes tout en respectant le principe de Parkinson. 

En utilisant une application de productivité comme Forest, vous gardez un contrôle sur le temps et vous éprouvez une certaine satisfaction à constater le travail réalisé dès le court terme. Vous cumulez également les bénéfices de vos actions  sur le long terme en appliquant le regroupement des tentations.

Ces astuces sont des optimisations. Il vous faut donc les bonnes bases pour être productif et gérer son stress. Mon article sur les trois éléments indispensables pour être zen et productif vont vous aider à établir cette base.

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