Les 3 éléments indispensables pour être zen et productif

Introduction

De nos jours, il est de plus en plus difficile de se concentrer : notifications intempestives, réseaux sociaux, et autres publicités font partie de notre quotidien. Le mode de vie occidental est stressant, c’est un fait. D’après un sondage OpinionWay d’octobre 2017, 9 personnes sur 10 ressentent du stress au quotidien !

Les causes sont multiples. Il s’agit en majorité de problèmes relatifs à la vie professionnelle et à la vie personnelle. Sur le court terme, 54% des personnes sondées estiment avoir des problèmes de sommeil. Dans 31% des cas, cela a des répercussions sur leur concentration et sur leur vie professionnelle.

Le sport, la relaxation et la méditation sont des pistes privilégiées pour contrecarrer les effets néfastes du stress. Néanmoins, il existe d’autres alternatives pour mieux gérer son stress, devenir plus concentré et gagner en productivité.

Dans le cadre de l’évènement « interblogueurs » proposé par Habitudes Zen, cet article présente trois éléments pour être serein et productif au quotidien. Ces trois outils sont simples à utiliser et ne prennent pas beaucoup de temps à gérer. Il s’agit d’un tableau blanc (dayboard), un gestionnaire de tâches (task manager) et d’un agenda électronique.

La trinité pour être zen et productif : Dayboard, gestionnaire de tâches, agenda
La trinité pour être zen et productif : Dayboard, gestionnaire de tâches, agenda

1 – Avoir un Dayboard

Le dayboard est sans aucun doute un puissant élément pour améliorer sa productivité au quotidien. Avoir un tableau blanc chez soi permet de voir les tâches du jour à faire, organisées par ordre de priorité.

Quand on se lève le matin, on sait tous que l’on a des tâches à réaliser dans la journée qui se profile. Pourtant, peu de personnes ont un support physique pour noter ces tâches. Elles restent et persistent dans notre cerveau et peuvent générer des angoisses si l’on n’arrive pas à s’en souvenir ou que l’on n’arrive pas à terminer une tâche déjà commencée. Cela s’appelle l’effet Zeigarnik.

Le tableau blanc va vous aider à combattre l’effet Zeigarnik et vous rendre plus zen et productif au quotidien.

Le tableau blanc : l'accessoire magique pour la productivité
Le tableau blanc : l’accessoire magique pour la productivité

Quel type de Dayboard ?

Vous pouvez avoir deux types de dayboard: un tableau posé sur un trépied ou un tableau accroché au mur.

Le tableau sur trépied

Tableau sur trépied : si vous avez de l'espace
Tableau sur trépied : si vous avez de l’espace

Le tableau sur trépied est adapté si vous avez suffisamment d’espace dans votre pièce de travail. Les dimensions sont largement suffisantes pour écrire l’ensemble de vos activités à réaliser.

Le tableau adhésif

Le tableau adhésif : pratique et peu encombrant
Le tableau adhésif : pratique et peu encombrant

Le tableau adhésif est très pratique lorsque l’on ne souhaite pas encombrer son espace de travail. Personnellement, c’est ce que j’utilise. Il est placé en face de moi, sur le mur. C’est un système qui fonctionne bien, le tableau reste bien accroché au mur grâce à l’adhésif.

Ne pas utiliser de dayboard virtuel

On serait tenté d’utiliser une application pour avoir un tableau virtuel. Ne faites pas cette erreur ! Votre dayboard doit être physique ! Il est constamment là pour vous rappeler vos objectifs de la journée et vous désencombrer l’esprit .

Comment correctement utiliser son dayboard ?

Le principe est le suivant :

  1. Définir des catégories verticalement encadrées d’un rectangle. Exemple : « Mail », « Formation », « Perso ».
  2. Pour chaque catégorie, écrire les tâches du jour, entourées d’un cercle. Exemple : pour la catégorie « Formation », on peut marquer « Module 3 », « Module 4 », « Module 5 ». Cela fait donc référence à des parties d’une formation en cours.
  3. Définir des priorités pour chaque tâche. Mettez les priorités d’une autre couleur. Personnellement, j’utilise la couleur rouge.

Voici ce que cela donne en image :

Exemple de dayboard
Exemple de dayboard

Pour des tâches à heure fixe, comme le coiffeur dans l’exemple ci-dessus, vous pouvez marquer une heure précise. Ainsi, vous avez une idée de ce que vous avez à faire durant votre journée.

Organisez vos tâches de telles manières à pouvoir les compléter intégralement dans la journée. Ce n’est pas grave si vous ne faites pas toutes les tâches inscrites. Ajouter des tâches a pour but de vous challenger. Seules les premières tâches sont importantes. En effet, l’ordre de priorité indique ce qui est important, pas ce qui est urgent.

Que faire à la fin de la journée ?

Lorsque vous avez terminé votre journée, admirez votre dayboard et soyez satisfait du travail accompli. Ensuite, effacez toutes les tâches et écrivez les nouvelles tâches pour le lendemain. Une fois que vous avez fait cela, vous pouvez vous coucher tranquille !

L’un des avantages majeurs du dayboard est de libérer votre esprit du superflu. Vous n’avez pas besoin de retenir ce que vous avez fait aujourd’hui, ni même de retenir ce qu’il y aura à faire le lendemain. Quand vous vous réveillerez, vous saurez en un coup d’œil par quelle tâche commencer.

2 – Avoir une application gestionnaire de tâches

Le gestionnaire de tâches contient toutes les tâches à faire suivant un calendrier. Ce n’est pas tout à fait comme le dayboard. Le dayboard se concentre uniquement sur les objectifs du jour. Les deux outils s’utilisent conjointement.

Le gestionnaire de tâches : idéal pour libérer l'esprit du stress
Le gestionnaire de tâches : idéal pour libérer l’esprit du stress

Comment utiliser correctement son application ?

La plupart des gestionnaires de tâches fonctionnent de la même manière. En premier lieu, définissez vos différentes catégories de tâches sous forme de liste. Définissez des tâches pour chaque liste. Enfin, associez un jour pour les faire via un calendrier intégré. C’est aussi simple que ça !

À la veille de votre journée, consultez votre application pour connaître les tâches à inscrire sur votre dayboard. À chaque fois que vous avez une nouvelle action à faire, il suffit de la noter dans la bonne liste correspondante.

Les meilleures applications sur le marché

Je ne connais pas les différentes applications disponibles pour iPhone. Par conséquent, je vais lister celles qui sont les mieux notées pour les smartphones Android :

Après avoir testé les différents tasks manager, j’ai une préférence pour Memorigi, mais je vous conseille de tester plusieurs applications avant de faire un choix définitif.

3 – Calibrer son agenda

Cela paraît trivial quand on le dit, mais un agenda bien utilisé enlève du stress et vous rendra beaucoup plus zen !

C’est une application simple, mais très efficace. En adoptant un agenda, vous ne raterez plus aucun rendez-vous !

L'agenda : ne soyez plus jamais en retard à un rendez-vous
L’agenda : ne soyez plus jamais en retard à un rendez-vous

Comment avoir un agenda optimisé ?

Sauf si vous êtes quelqu’un qui a beaucoup de contact avec le client (chef de projet, commercial…), vous n’avez pas besoin d’avoir un agenda chargé, bien au contraire !

Votre agenda doit être relativement léger, avec peu de rendez-vous. Les rendez-vous inscrits doivent toujours avoir une certaine importance. Pour ma part, j’y mets aussi bien les rendez-vous personnels que les rendez-vous professionnels. Toutefois, je veille à ce que cela n’envahisse pas ma journée !

Les meilleures applications d’agenda

Toujours pour les smartphones Android, voici une petite liste d’applications d’agenda :

Google Agenda est intégré par défaut dans tous les smartphones utilisant Android. C’est ce que j’utilise. Ne cherchez pas midi à quatorze heures !

Pour aller plus loin

En plus de ces trois éléments que je viens de vous présenter pour être davantage zen et productif, il y a d’autres éléments simples à intégrer dans votre quotidien.

Pratiquer la méditation

J’ai particulièrement apprécié cet article du blog Habitudes Zen sur la méditation : comment méditer quotidiennement ? La méditation est un excellent outil pour contrôler son stress et ses émotions. J’aime méditer le soir, environ une heure avant de me coucher. Cela dure généralement entre cinq et dix minutes. Cela m’aide à mieux m’endormir sans avoir de pensées parasites . À l’instar d’un entraînement physique, c’est difficile au début de se focaliser sur sa respiration. Avec la pratique, il sera plus facile de se recentrer sur son souffle, maîtrisant ainsi ses pensées.

Couper les notifications

Il est très facile d’être distrait. Avoir son téléphone à proximité, entendre et voir les notifications suscite la curiosité et un besoin irrépressible d’aller voir ce qui se passe sur son smartphone. Pourtant, la science est formelle, cela nuit gravement à productivité.

En supprimant les notifications des messages et des réseaux sociaux, vous améliorez drastiquement votre capacité d’attention, et donc, votre productivité. Depuis que j’ai fait cela, j’ai remarqué que j’étais davantage productif dans mon travail et que j’étais capable d’accomplir une grande quantité de tâches en peu de temps.

Traiter les tâches similaires par lot

En anglais, on appelle cela le « batching ». Il s’agit de regrouper un même type de tâches ensemble et les faire les unes après les autres. Typiquement, au lieu de répondre à vos mails au fil de la journée, prenez un créneau horaire pour répondre à l’ensemble des mails que vous avez reçu.

En faisant cela, vous gagnerez du temps puisque vous regroupez tout au sein d’une même tâche. Lorsque vous faites vos courses par exemple, vous prenez bien tous vos produits en une seule fois, vous ne faites pas des allers-retours incessants entre votre domicile et le supermarché.

Ne faire qu’une seule tâche à la fois

Le cerveau humain n’est pas conçu pour être multitâche, c’est une illusion. Beaucoup de personnes croient travailler en répondant à la fois aux mails, au téléphone et en courant dans tous les sens. En réalité, ces personnes-là s’agitent, elles ne sont pas productives. Pour être productif, vous devez vous concentrer sur une seule tâche à la fois. En éliminant le multitasking, vous avancez beaucoup plus rapidement vers vos objectifs.

Soyez un « bon sceptique »

Dans le livre « Tout le monde n’a pas eu la chance de rater ses études » d’Olivier Roland, il est indiqué qu’il est important d’être un « bon sceptique ». Ce que cela veut dire, c’est tester les outils présentés dans cet article, pour une durée significative. Je pense qu’un minimum de quatre semaines est nécessaire pour en retirer tous les bénéfices. Je ne peux que vous encourager à tester.

Par effet cumulé, les petites actions entreprises ont un grand impact sur le long terme. Au début d’article, j’avais précisé que 9 personnes sur 10 étaient stressées au quotidien. Imaginez l’impact que cela peut avoir sur la santé et l’esprit sur le long terme si l’on est capable de réduire le stress significativement grâce à quelques outils et actions faciles à mettre en place.

Conclusion

Les trois principaux outils présentés sont à la fois simples et efficaces. Cela augmente la productivité et le sentiment de contrôle. On devient également plus serein, car cet ensemble d’outils décharge votre esprit d’informations superflues, qui n’ont pas besoin d’être retenues. Par conséquent, on est moins stressé, moins anxieux et plus zen et productif au quotidien.

1 réflexion au sujet de « Les 3 éléments indispensables pour être zen et productif »

  1. Excellent article, j’utilise personnellement une feuille de papier pour remplacer le Dayboard ! Même si ça me plairait bien d’avoir un tableau blanc ! À réfléchir pour en acheter un 😀 Merci !

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